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パスワード(PW)の設定と便利な「置換」機能

パスワードの設定ってどうやるの?

見積書・請求書等の様なお客様毎に条件や金額等が違う書類をうっかり誤送信しては取り返しがつきません。
万一に備えて添付書類にパスワードを設定しておけば誤送信先で添付書類を開けられてしまうという可能性は低くなります。
又、社内向けの書類にも他部署の人に書類の内容を勝手にいじられない様にするという目的でも設定できます。
尚、共用ファイルやお客様への添付書類等のパスワード設定は勝手に行わない様にしましょう。
●パスワードの設定(例:パスワードが「1234」の場合)
1.「ファイル」タブ「文書/ブックの保護」から「パスワードを使用して暗号化」の順にクリックする。
2.パスワード入力欄に「1234」を入力しOKボタンをクリックする(同じ動作を2回行う)。
3.矢印でシートに戻るか「文書/ブック」を閉じる際に保存について聞かれるので「上書き保存」をクリックする。

経費清算書作成に便利な「置換」

経費清算書の申請書を作成する書類の場合、便利なのがショートカットキーCtrl+F(検索)のもう一つの機能「置換」です。
「Ctrl+F」キーを押し、検索タブが現れたら「置換」タブを選択し「検索する文字列」欄に前回精算の地名等を入力「置換後の文字列」欄に新たに精算する地名等を入力の上「置換」をクリックすると新たに清算したい地名等に置き換わります。
又、置き換えたい範囲を予め選択して「すべて置換」をクリックすると指定範囲内で一度に「置換」を行うことができます。
尚、他にも書類作成に於いて便利なソフトが沢山ありますが、扱う機会がある場合にはコミュニケーションスキルを活かし職場の人に確認して作成する様にしましょう。


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